December is de maand waarin medewerkers een klein eindejaarscadeau waarderen. Een bescheiden gebaar, zoals een geschenk, geschenkcheque of attentie bij speciale gelegenheden, kan wonderen doen voor de motivatie. Wie echter genereus wil zijn, moet ook oplettend zijn. Worden je geschenken door de fiscus of de RSZ als loon gezien, dan komen er bijdragen en belastingen om de hoek kijken.

Wanneer kun je een geschenk geven zonder extra kosten?

Geschenken van een werkgever aan een werknemer worden doorgaans als loon beschouwd. Er zijn echter uitzonderingen waarbij de geschenken vrijgesteld zijn van RSZ en bedrijfsvoorheffing en tevens volledig aftrekbaar zijn voor de werkgever. Belangrijke voorwaarden zijn dat het geschenk gebonden moet zijn aan een specifieke gelegenheid, zoals Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar, en dat het bedrag niet te hoog mag zijn.

Tijdens deze eindejaarsmomenten geldt een maximum van 40 euro per werknemer per jaar, met een verhoging van 40 euro per kind ten laste. Zo kan een werknemer met twee kinderen maximaal 120 euro aan geschenken ontvangen zonder dat daarop sociale bijdragen verschuldigd zijn.

Wordt dat maximum overschreden, dan beschouwt de RSZ het totale bedrag als loon – niet enkel het bedrag dat het maximum overschrijdt, waardoor je sociale bijdragen moet betalen over het geheel.

Andere gelegenheden: wat mag wel en wat niet?

Buiten de eindejaarsperiode zijn er andere momenten waarop werkgevers een geschenk kunnen geven, elk met hun eigen regels:

• Bij pensionering: maximaal 40 euro per volledig dienstjaar, met een minimum van 120 euro en een maximum van 1.000 euro. Een werknemer met 20 dienstjaren kan bijvoorbeeld een geschenk van 800 euro ontvangen zonder RSZ.
• Bij een huwelijk of wettelijk samenwonen: maximaal 245 euro per werknemer.
• Bij een eervolle onderscheiding: maximaal 120 euro.
• Bij een geboorte of adoptie: maximaal 50 euro, hoewel deze uitgaven niet aftrekbaar zijn als beroepskost.
• Bij verjaardagen: maximaal 40 euro per werknemer per jaar. Let wel: deze bedragen zijn onderworpen aan RSZ, maar vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing.

Deze bedragen gelden per werknemer en per jaar. Wie de maxima overschrijdt, riskeert dat de totale som als loon wordt gezien, met alle fiscale gevolgen van dien.

Fiscaal aftrekbaar, maar enkel onder drie voorwaarden

Wil je dat je eindejaarsgeschenken fiscaal aftrekbaar zijn, dan moet je voldoen aan drie duidelijke voorwaarden:

• Iedereen gelijk: alle werknemers moeten hetzelfde voordeel krijgen.
• Juiste gelegenheid: het geschenk moet worden toegekend naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar.
• Binnen het maximum: het totaalbedrag mag niet hoger zijn dan 40 euro per werknemer, eventueel verhoogd met 40 euro per kind ten laste.

Voldoe je aan deze drie voorwaarden, dan mag je het geschenk voor de volle 100 procent aftrekken als beroepskost.

Populaire geschenkcheques

Steeds meer werkgevers kiezen voor geschenkcheques in plaats van fysieke cadeaus. Deze zijn handig, fiscaal transparant en geven werknemers de vrijheid om zelf te kiezen. De regels zijn echter strikt:

• De cheques mogen maximaal één jaar geldig zijn.
• Ze mogen niet in geld worden omgewisseld.
• Ze zijn enkel inwisselbaar bij ondernemingen die een akkoord hebben met de uitgever.

Vergeet de eindejaarspremie niet

Naast geschenken hebben veel werknemers recht op een eindejaarspremie of dertiende maand. Of dit verplicht is, hangt af van het paritair comité waartoe je onderneming behoort. In de meeste sectoren wordt dat via een collectieve arbeidsovereenkomst vastgesteld.

Bijvoorbeeld, PC 200 – het paritair comité voor bedienden – bepaalt dat werknemers recht hebben op een eindejaarspremie als ze een bepaald aantal maanden in dienst zijn. De bedragen en voorwaarden verschillen per sector, maar het principe blijft hetzelfde: de eindejaarspremie is een wettelijk of sectoraal recht, terwijl het eindejaarsgeschenk een vrijwillige waardering is.