Wanneer een opdrachtgever failliet gaat, kan dat een forse financiële kater opleveren. Vooral voor een zelfstandige of kmo kan één niet-betaalde factuur een serieuze impact hebben op de cashflow. Een faillissement kun je niet altijd voorkomen, maar je kunt wel het risico op openstaande facturen verkleinen. Met een gedegen check, heldere afspraken en een strakke opvolging kom je al een heel eind.
Begrijp je positie als schuldeiser
Als een opdrachtgever failliet gaat, ben je als onderneming meestal een gewone schuldeiser. Dat betekent dat je doorgaans niet direct aan bod komt voor terugbetaling. Schuldeisers met bepaalde zekerheden of wettelijke voorrechten hebben voorrang. Ook de curator’s kosten en erelonen worden eerst vergoed.
Hierdoor blijft er voor gewone schuldeisers vaak niet veel over. Bij meer dan de helft van de faillissementen is het beschikbare vermogen zelfs onvoldoende om de boedelschulden volledig te betalen. Het terugkrijgen van een openstaande factuur is dus verre van gegarandeerd.
Controleer een opdrachtgever voordat je zaken doet
De beste manier om een onbetaalde factuur te voorkomen? Onderzoek vooraf met wie je zaken gaat doen, vooral bij een nieuwe opdrachtgever of bij grote opdrachten.
Let daarbij bijvoorbeeld op:
Zo krijg je een beter inzicht in het risico dat je loopt. Je accountant kan hier ook waardevolle ondersteuning bieden en sneller financiële alarmbellen helpen herkennen.
Geef niet meer krediet dan nodig
Hoe langer een factuur openstaat, hoe groter de kans dat je geld verliest wanneer een opdrachtgever tegen financiële problemen aanloopt. Beperk daarom het bedrag dat je als krediet verleent.
Je zou bijvoorbeeld kunnen werken met voorschotten of tussentijdse facturen. Bij grotere opdrachten is het vaak verstandiger om maandelijks of zelfs tweewekelijks te factureren in plaats van te wachten tot na afronding van de hele opdracht.
Spreek ook een duidelijke en haalbare betalingstermijn af. Een kortere termijn zorgt ervoor dat je sneller merkt wanneer er betalingsproblemen zijn.
En vooral: volg zaken tijdig op. Een vriendelijke herinnering kan snel duidelijk maken of er een administratieve fout is of dat er dieperliggende betalingsproblemen zijn. Blijft betaling uit, dan kun je overgaan tot formele stappen zoals een ingebrekestelling of andere invorderingsmaatregelen. Zorg ervoor dat je administratie en communicatie goed gedocumenteerd is.
Maak duidelijke afspraken vooraf vast
Goede algemene voorwaarden kunnen je positie versterken als een opdrachtgever niet betaalt. Je kunt hierin onder meer afspraken maken over verwijlintresten, een vaste schadevergoeding en de gevolgen van laattijdige betalingen.
Ook kan een opschortingsrecht belangrijk zijn. Hiermee kun je onder bepaalde voorwaarden je diensten tijdelijk stoppen zolang openstaande facturen niet zijn betaald. Zo voorkom je dat schulden verder oplopen terwijl je wel blijft leveren.
Denk ook vooraf na over wat er gebeurt als een opdrachtgever failliet gaat. Een faillissement beëindigt een lopende overeenkomst namelijk niet automatisch. Zonder duidelijke afspraken kan je dienstverlening dus doorlopen terwijl de opdrachtgever je facturen niet meer betaalt.
Bescherm je eigen cashflow
Een onbetaalde factuur is niet alleen een probleem tussen jou en je opdrachtgever. Als je inkomsten uitblijven, kan dat ook gevolgen hebben voor je eigen cashflow. Je moet immers zelf je leveranciers, medewerkers en andere kosten blijven betalen.
Maak debiteurenbeheer daarom een vast onderdeel van je bedrijfsvoering. Houd openstaande facturen systematisch bij en grijp snel in wanneer betalingen uitblijven. Digitale facturatie en systemen zoals Peppol kunnen daarbij helpen om facturen snel te versturen en gemakkelijker te beheren.
Een opdrachtgever die vandaag te laat betaalt, hoeft niet noodzakelijk morgen failliet te zijn. Maar betalingsachterstanden zijn wel een signaal om alert te blijven. Door vooraf je zakenpartners te screenen, je kredietrisico’s te beperken en snel te reageren op laattijdige betalingen, verklein je de kans dat het faillissement van een opdrachtgever jouw financiële gezondheid onder druk zet.
