Als vergoedingen worden uitgekeerd zonder duidelijke bewijslast, loop je het risico dat ze als loon worden beschouwd, wat kan leiden tot bijdragen en boetes.

Wat zijn ‘kosten eigen aan de werkgever’?

Als jouw werknemers kosten maken die eigenlijk voor de werkgever zijn, zoals reiskosten, een thuiswerkplek of kantoormateriaal, kun je deze als ‘kosten eigen aan de werkgever’ vergoeden. Correct toegepast, zijn deze vergoedingen belasting- en RSZ-vrij.

Je kunt kiezen voor het vergoeden van werkelijke kosten met bewijsstukken, of voor een forfaitaire vergoeding met vaste bedragen, mits redelijk en overeenkomstig de situatie.

Hoewel een schriftelijke regeling niet wettelijk verplicht is, wordt deze sterk aanbevolen om discussies te voorkomen en een duidelijk kader te bieden bij controles.

Wijzigingen in 2025

De overheid past de maxima van forfaitaire vergoedingen regelmatig aan. Vanaf 1 maart 2025 is de thuiswerkvergoeding voor kantoorkosten 157,83 euro per maand. Voor verplaatsingen met de eigen wagen geldt vanaf 1 april 2025 een kilometervergoeding van 0,432 euro per kilometer. Professionele uitgaven zoals laptops en bureaustoelen blijven belastingvrij te vergoeden, mits de link met het werk duidelijk is.

Zekerheid via een ruling

Wil je zekerheid dat de fiscus jouw vergoedingen accepteert? Vraag dan een ruling aan bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen. Dit biedt gemoedsrust voor een periode van vijf jaar, vooral bij hogere bedragen of uitzonderlijke situaties.

Let op: Met de RSZ kun je geen rulings maken. Maar ze publiceren wel kwartaalrichtlijnen met vrijgestelde bedragen, handig voor jouw verloningsbeleid.

Vermijd valkuilen

De controle van de fiscus en RSZ is strenger dan ooit. Een vergoeding zonder goede onderbouwing kan als loon worden herkwalificeerd, met financiële nadelen als gevolg.

Volg deze basisprincipes om risico’s te vermijden:

• Stel een duidelijke onkostenpolicy op en specificeer de voorwaarden.
• Staaf zowel forfaitaire als reële terugbetalingen met documentatie.
• Vraag advies of een ruling bij twijfel.
• Evalueer jaarlijks om de aansluiting van jouw vergoedingen bij werkelijke kosten en plafonds te garanderen.

Vergeet niet om beslissingen en berekeningen formaliseren. Noteer afspraken over vergoedingen in de notulen van de raad van bestuur. Veel KMO’s slaan dit over, met mogelijk dure uitkomsten bij controles.