Voor veel kmo’s betekent dit een aanzienlijke verandering. Momenteel werkt men vaak op basis van vertrouwen en flexibiliteit, maar binnenkort vereist de wet dat arbeidstijden objectief worden vastgelegd. Wat houdt deze verplichting precies in, waarom is het belangrijk en hoe kun je je als ondernemer hierop voorbereiden?

De aanleiding van deze verplichting

Het initiatief voor deze maatregel komt van Europees niveau. Het Europees Hof van Justitie heeft namelijk geconcludeerd dat regels met betrekking tot maximale arbeidsduur en rusttijden alleen kunnen worden gehandhaafd als de gewerkte tijd nauwkeurig wordt geregistreerd. Zonder een betrouwbare registratie is controle namelijk onmogelijk. Recente uitspraken van het Hof hebben deze visie verder onderstreept, waardoor lidstaten – waaronder België – hun wetgeving moeten aanpassen.

Tot nu toe was er in België slechts sprake van specifieke verplichtingen voor deeltijdwerk of flexibele schema’s. Vanaf 2027 verandert dat: elke onderneming moet kunnen aantonen wanneer werknemers beginnen en stoppen met werken.

De terugkeer van de prikklok?

Het antwoord op deze vraag is eenvoudig: nee! De wet legt geen vast systeem op. De traditionele prikklok hoeft dus niet te worden ingevoerd. Ook digitale oplossingen zoals mobiele apps, badges of softwaresystemen voldoen, zolang ze betrouwbaar, objectief en toegankelijk zijn. Zelfs een vorm van retroactieve registratie kan volstaan, mits misbruik wordt voorkomen.

Deze flexibiliteit is bewust gekozen om te voorkomen dat de nieuwe verplichting botst met eerdere hervormingen die nu juist meer autonomie mogelijk maken, zoals glijdende werkuren, thuiswerken en projectmatig werken.

Flexibiliteit versus controle: een spanningsveld

Toch zijn veel ondernemers bezorgd. De laatste jaren is er juist veel gedaan om flexibiliteit te vergroten: minder vaste schema’s, soepelere regels rondom arbeidstijden en meer vrijheid voor werknemer en werkgever. Verplichte registratie lijkt dit opnieuw in een strak, mogelijk te strikt, kader te plaatsen.

In de praktijk hoeft deze maatregel echter geen stap terug te zijn. Een goed gekozen registratiesysteem kan juist duidelijkheid en rust bieden. Het voorkomt discussies over overuren, maakt werkdruk zichtbaar en biedt juridische bescherming bij controles of conflicten. Voor sommige kmo’s kan het zelfs leiden tot efficiëntere planning en een transparantere loonadministratie.

Waarom nu al actie ondernemen?

Hoewel de precieze wetgeving nog wordt voorbereid, is het niet verstandig om te wachten. Tijdsregistratie raakt immers niet alleen de technologie, maar ook de bedrijfscultuur en interne afspraken binnen jouw organisatie. Zeker in omgevingen met veel thuiswerk of flexibele werktijden, is een doordachte aanpak cruciaal. Wie te laat begint, riskeert een overhaaste invoering die weerstand oproept.

Zeven praktische tips om je voor te bereiden

• Analyseer hoe arbeidstijd momenteel wordt geregistreerd: veel kmo’s doen dit al gedeeltelijk, vaak zonder het zo te noemen. Breng bestaande praktijken in kaart.
• Identificeer functies met een verhoogd risico: denk aan rollen met veel autonomie, variabele uren of projectwerk.
• Kies technologie die bij jouw organisatie past: gebruiksvriendelijkheid is minstens zo belangrijk als functionaliteit.
• Zorg voor duidelijke interne afspraken: leg vast hoe om te gaan met thuiswerk, pauzes, overuren en bereikbaarheid.
• Betrek leidinggevenden tijdig: zij spelen een sleutelrol in de dagelijkse toepassing en opvolging.
• Communiceer transparant met jouw werknemers: maak duidelijk dat registratie geen uiting van wantrouwen is, maar juridische zekerheid biedt.
• Test en stuur bij vóór 2027: een proefperiode laat toe kinderziektes weg te werken zonder tijdsdruk.