Voor veel kmo’s betreft het een routinecontrole waarbij de fiscus kijkt of de aangever juist is en de administratie overeenkomt met de werkelijkheid.

Een goede voorbereiding kan het verschil maken tussen stress en een soepel verloop. Maar wat mag de fiscus precies checken? Wanneer heb je meer kans op controle? En hoe zorg je ervoor dat je bedrijf klaar is voor de belastingdienst?

Wat houdt een fiscale controle precies in?

Bij een fiscale controle verifieert de belastingdienst of een bedrijf haar inkomsten correct heeft opgegeven en of de verschuldigde belastingen juist zijn berekend. De controleur bekijkt hierbij documenten zoals facturen, btw-aangiftes, boekhoudstukken en andere administratieve gegevens.

De fiscus kan extra informatie opvragen als dat nodig is om het belastbaar inkomen juist vast te stellen. Als ondernemer moet je die documenten beschikbaar maken. Maar dit betekent niet dat je zelf dozen papieren naar het belastingkantoor moet brengen. De regel is dat documenten “zonder verplaatsing” worden overlegd.

Tegenwoordig gaat een controle vaak digitaal, aangezien boekhoudsoftware en elektronische facturen het eenvoudiger maken voor de fiscus om gegevens te analyseren en afwijkingen te vinden.

Wat mag de fiscus wel en niet doen?

De belastingdienst heeft ruime controlebevoegdheden, maar kent ook beperkingen.

Fiscale ambtenaren mogen bedrijfsruimtes betreden waar economische activiteiten plaatsvinden, zoals kantoren, magazijnen of werkplaatsen. Ze mogen er documenten inkijken, kopieën maken en voorraden controleren om na te gaan of de boekhouding klopt.

Toch heeft de fiscus geen onbeperkte toegang. Een privéwoning mag niet zomaar zonder toestemming of rechterlijk bevel worden binnengegaan. Ook persoonlijke bezittingen vallen buiten hun bereik zonder juridische reden of bevel.

Ook mag de fiscus geen documenten mee nemen die betrekking hebben op een lopend boekjaar dat nog niet is afgesloten.

Waarom krijgt een onderneming een controle?

Veel controles vinden plaats op basis van risicoanalyse. De fiscus gebruikt systemen om opvallende afwijkingen te detecteren. Grote verschillen tussen inkomsten en uitgaven, ongebruikelijke aftrekposten of andere onregelmatigheden kunnen leiden tot verder onderzoek.

Het vermengen van privé- en zakelijke uitgaven verhoogt eveneens de kans op vragen. Ondernemers die zakelijke kosten via een privérekening betalen of andersom, maken hun administratie onduidelijk.

Dit betekent niet dat elke afwijking tot problemen leidt. Soms vraagt de fiscus alleen om meer verduidelijking of documenten.

Hoe ver kan de fiscus teruggaan?

Normaal controleert de fiscus tot drie jaar terug. Bij vermoedens van fraude kan dit oplopen tot zeven jaar.

Daarom is het cruciaal om facturen, contracten en belangrijke documenten goed te bewaren. Digitale opslag kan behulpzaam zijn, op voorwaarde dat ze juist en toegankelijk zijn opgeslagen.

Een zorgvuldige administratie is je beste verdediging

Houd je administratie zorgvuldig bij als ondernemer en je verkleint niet alleen de kans op fouten, maar je maakt ook een goede indruk bij controles. Een duidelijke administratie maakt dat vragen snel beantwoord kunnen worden en discussies beperkt blijven.

Werk met vastgelegde procedures, bewaar facturen en bewijsstukken systematisch, en dien aangiftes op tijd in. Een ervaren accountant of boekhouder kan je daarbij helpen, mogelijke fouten vermijden en advies geven wanneer kosten of transacties extra toelichting behoeven.