Een fles wijn voor een trouwe klant, een cadeaubon voor een medewerker of een relatiegeschenk om de start van de zomervakantie in te luiden: in België gelden specifieke boekhoudkundige en fiscale regels voor zakelijke geschenken.
Als je deze regels correct toepast, voorkom je tijdrovende discussies met de fiscus en mogelijke boetes. Waar moet je als kmo-ondernemer op letten?
Niet elk geschenk wordt hetzelfde behandeld
Geef je een geschenk aan een klant, leverancier, prospect of medewerker? Dan bepaalt de ontvanger mee hoe het geschenk boekhoudkundig en fiscaal wordt behandeld. Niet alleen de fiscale aftrekbaarheid speelt een rol, ook de btw-regels verschillen afhankelijk van het type geschenk.
Controleer daarom van tevoren onder welke categorie een geschenk valt. Een kleine attentie wordt namelijk anders behandeld dan een luxueus relatiegeschenk of een cadeaubon voor een medewerker.
Relatiegeschenken zijn meestal maar gedeeltelijk aftrekbaar
Koop je een geschenk voor een zakenrelatie, dan geldt dat in principe als een beroepskost. Toch mag je die kost fiscaal vaak niet volledig aftrekken. In de meeste gevallen is de fiscale aftrek 50 procent van de uitgave.
Dit geldt onder meer voor:
Boekhoudkundig verwerk je de volledige factuur, maar bij je belastingaangifte moet je de niet-aftrekbare helft corrigeren.
Wanneer mag je de btw aftrekken?
Ook voor de btw gelden specifieke regels.
Bij relatiegeschenken mag je de betaalde btw doorgaans niet recupereren. Er bestaat echter een belangrijke uitzondering voor reclamegeschenken van beperkte waarde. Bijvoorbeeld een balpen, kalender of USB-stick met je bedrijfslogo erop.
Omdat dergelijke artikelen vooral een promotionele functie hebben, blijft de btw meestal wel aftrekbaar.
Geef je daarentegen een duurder geschenk zonder uitgesproken reclamekarakter, dan heb je doorgaans geen recht op btw-aftrek.
Geschenken voor je medewerkers
Voor geschenken aan je medewerkers gelden andere regels. Je kunt je collega’s op bepaalde momenten een geschenk geven zonder dat dit automatisch als belastbaar loon wordt beschouwd.
Dit kan bijvoorbeeld tijdens:
Hiervoor gelden wel wettelijke maximumbedragen en specifieke voorwaarden. Blijf je binnen die grenzen, dan zijn deze sociale voordelen doorgaans vrijgesteld van belastingen en socialezekerheidsbijdragen. Overschrijd je de toegestane bedragen, dan kan het voordeel volledig of gedeeltelijk als loon worden belast.
Cadeaubonnen verdienen extra aandacht
Veel ondernemingen kiezen tegenwoordig voor cadeaubonnen. Toch is niet elke cadeaubon fiscaal hetzelfde.
Een algemene cadeaubon die vrij besteed kan worden, krijgt vaak een andere behandeling dan een geschenkbon met een specifieke bestemming of een voordeel dat onder de sociale vrijstellingen valt.
Controleer daarom van tevoren welke fiscale en sociale regels van toepassing zijn. Zo voorkom je onverwachte belastingen of extra rsz-bijdragen.
Zorg voor een correcte boekhouding
Een goede administratie voorkomt problemen bij een fiscale controle. Bewaar daarom altijd:
Met die documenten kun je aantonen dat het inderdaad om een beroepsmatig relatiegeschenk gaat.
Boekhoudkundig verwerk je relatiegeschenken doorgaans onder de algemene kosten of representatiekosten. Voor personeelsgeschenken gebruik je meestal een aparte kostenrekening, zodat beide categorieën correct worden verwerkt.
Denk vooraf na over de fiscale gevolgen
Een zakelijk geschenk hoeft niet duur te zijn om indruk te maken. Toch loont het om van tevoren stil te staan bij de fiscale impact. De keuze voor een promotioneel gadget, een luxegeschenk of een cadeaubon kan een groot verschil maken voor de fiscale aftrekbaarheid en de btw-behandeling.
Door je geschenken correct te boeken, de nodige bewijsstukken bij te houden en rekening te houden met de geldende regels, voorkom je onaangename verrassingen achteraf. Twijfel je over de juiste verwerking van een specifiek geschenk? Overleg dan vooraf met je accountant. Zo combineer je een attent gebaar met een fiscaal correcte aanpak.
